Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas
SISTEM
KAS
Pengertian
Kas merupakan suatu
aktiva lancar (Current Assets) yang meliputi uang logam, uang kertas
atausejenisnya yang bisa digunakan sebagai alat tukar dan mempunyai dasar
pengukuran akuntansi. Kas merupakan asset yang paling lancar/likuid dan paling
beresiko, sehingga perlu manajemen kas yang seketat mungkin untuk menghindari
hal-hal yang dapat merugikan perusahaan.
Didalam sistem kas
terdapat 2 sub bab yaitu Sistem Penerimaan Kas dan Pengeluaran Kas.Pertama-tama
kami akan menjelaskan tentang sistem penerimaan kas
1.
SISTEM
PENERIMAAN KAS
Penerimaan kas adalah kas yang diterima perusahaan
baik yang berupa uang tunai maupun surat-surat berharga yang mempunyai sifat
dapat segara digunakan, yang berasal dari transaksi perusahaan maupun penjualan tunai, pelunasan
piutang, atau transaksi lainnya yang dapat menambah kas perusahaan.
“Sumber pnerimaan kas terbesar suatu perusahaan dagang berasal dari transaksi
penjualan tunai” (Mulyadi,2003:455).
Penerimaan kas bisa berasal dari berbagai macam sumber
yaitu dari:
Penjualan Tunai, Penjualan Aktiva Tetap, Pinjaman baik dari Bank maupun dari Wesel, Setoran Modal Baru.
Tetapi penerimaan kas perusahaan biasanya berasal dari
2 sumber utama : Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai danPenerimaan
Kas dari Piutang.
SISTEM
PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI
1. PENGERTIAN SISTEM PENERIMAAN KAS DARI
PENJUALAN TUNAI
Definisi menurut Mulyadi (2008:455),
sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan dagang adalah berasal dari
transaksi penjualan tunai. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik,
sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan :
i)
Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus
segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain
selain kasir untuk melakukan internal check.
ii) Penerimaan
kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang
melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan penerimaan kas.
2. UNIT ORGANISASI YANG TERKAIT DALAM
SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari
penjualan tunai adalah :
i) Fungsi Penjualan / Kasir
Fungsi ini bertugas untuk membuat Laporan Penerimaan Kas
ii) Fungsi Keuangan
menerima LPK dan membuat Laporan Penjualan Tunai
menerima LPT
3. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN DALAM SISTEM
PENJUALAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI
Dokumen yang digunakan dari sistem penerimaan kas
penjualan tunai adalah :
(1) Data Pembayaran
berisi semua data2 yang dibayarkan oleh pelanggan
(2) Laporan Penerimaan Kas
berisi laporan2 penerimaan kas
(3) Laporan Penjualan Tunai
berisi semua transaksi penjualan tunai
SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PIUTANG
1.
PENGERTIAN
SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PIUTANG
Definisi menurut Mulyadi (2008:493),
menjelaskan bahwa untuk menjamin diterimanya kas oleh perusahaan, sistem
penerimaan kas dari piutang mengharuskan:
1. Debitur
melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindahbukuan melalui
rekening bank (giro bilyet). Jika perusahaan hanya menerima kas dalam bentuk
cek atas nama perusahaan , akan menjamin kas yang diterima oleh perusahaan
masuk ke rekening giro bank perusahaan. Pemindahbukuan juga akan memberikan
jaminan penerimaan kas masuk ke rekening giro bank perusahaan.
2. Kas
yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam
jumlah penuh.
2.
UNIT
ORGANISASI YANG TERKAIT DALAM SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PIUTANG
Pendapat yang dikemukakan oleh Mulyadi
(2001:487) mengenai fungsi yang terkait dalam penerimaan kas adalah:
1.
Fungsi Sekretariat.
Fungsi sekretariat ini bertanggung jawab
dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan (remittance ad-vice)
melalui pos dari para debitur perusahaan.
2.
Fungsi Penagihan.
Fungsi penagihan ini bertanggung jawab
untuk melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih
perusahaan, untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan
berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
3.
Fungsi Kas.
Fungsi kas bertanggung jawab untuk
menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke Bank
dalam jumlah penuh.
4.
Fungsi Akuntansi.
Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam
pencatatan penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.
5.
Fungsi Pemeriksa Intern.
Fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab
dalam melaksanakan perhitungan kas yang ada ditangan kas secara periodik.
3.
DOKUMEN
YANG DIGUNAKAN DALAM SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PIUTANG
Dokumen yang digunakan dalam penerimaan
kas dari piutang menurut Mulyadi (2001:488) adalah:
a)
Surat Pemberitahuan.
Dokumen
ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukan.
Surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar oleh debitur,
yang disertakan dengan cek yang dikirimkan oleh debitur melalui penagih
perusahaan atau pos.
b)
Daftar Surat Pemberitahuan.
Daftar
surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh
fungsi secretariat atau fungsi penagihan. Jika penerimaan kas dari piutang
perusahaan dilaksanakan melalui pos, fungsi sekretariat bertugas membuka amplop
surat memisahkan surat pemberitahuan dengan cek, dan membuat daftar surat
pemberitahuan yang diterima setiap hari.
c)
Bukti Setor Bank.
Dokumen
ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari
piutang ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke
bank, bersamaan dengan penyetoran kas piutang ke bank.
d)
Kuitansi.
Dokumen
ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para
debitur yang telah melakukan pembayaran uang mereka. Kuitansi sebagai tanda
penerimaan kas dibuat dalam sistem perbankan yang tidak mengembalikan cancelled
check kepada check insuer.
4.
CATATAN
YANG DIGUNAKAN DALAM SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PIUTANG
Catatan akuntansi yang digunakan dalam
sistem penerimaan kas dari piutang adalah:
a. Buku
Besar Piutang.
berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada
tiap-tiap debitur.
b. Jurnal
Penerimaan Kas.
Catatan
ini digunakan untuk mencatat adanya penerimaan kas yang berasal dari pelunasan
para debitur
5. FLOWCHART
SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PIUTANG
A. Flowchart Sistem Penerimaan Kas dari Piutang
melalui Penagihan Perusahaan
B. Flowchart Sistem Penerimaan Kas dari
Piutang melalui Pos
C. Flowchart Sistem Penerimaan Kas dari
Piutang melalui Lock-Box Collection Plan
SISTEM
PENGELUARAN KAS
Sistem akuntansi
pengeluaran kas merupakan sistem yang digunakan untuk mencatat seluruh
transaksi pengeluaran kas, yang meliputi serangkaian proses kegiatan menerima,
menyimpan, menyetor, membayar, menyerahkan dan mempertanggungjawabkan
pengeluaran uang yang berada dalam pengelolaan suatu perusahaan.
Sistem akuntansi
pengeluaran kas terdiri dari dua sistem pokok, yaitu:
1.
Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan
Cek.
2.
Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan
Uang Tunai melalui Sistem Dana Kas Kecil.
SISTEM
PENGELUARAN KAS DENGAN CEK
Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan menggunakan cek
biasanya ditujukan untuk pengeluaran yang jumlah nominalnya besar.
1. UNIT ORGANISASI YANG TERKAIT DALAM
SISTEM PENGELUARAN KAS DENGAN CEK
Unit
Organisasi yang terkait dalam sistem Pengeluaran Kas dengan Cek adalah:
a. Fungsi yang memerlukan pengeluaran
kas
Fungsi ini
biasanya mengajukan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang) jika memerlukan
pengeluaran kas untuk suatu kepentingan perusahaan. Permintaan cek ini harus
mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan. Jika perusahaan
menggunakan voucher payable system maka bagian utang membuat
bukti kas keluar untuk memungkinkan bagian kasa mengisi cek sejumlah permintaan
yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas.
b. Fungsi Kas
Fungsi ini
bertanggung jawab dalam mengisis cek, memintakan otorisasi cek dan mengirimkan
cek kepada kreditur via pos atau membayarkan secara langsung kepada kreditur
atau melakukan pemindahbukuan melalui jasa perbankan.
c. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini
bertanggung jawab atas (a) pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan
sediaan, pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau
register cek, dan pembuatan BKK yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas
dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokuemen tersebut.
d. Fungsi Pemeriksa Intern
Fungsi ini
bertanggung jawab untuk melakukan penghitungan kas secara periodik dan
mencocokkan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi.
Selain itu, fungsi ini juga melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap
saldo kas yang ada di tangan dan membuat rekonsiliasi secara periodik.
2. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN DALAM SISTEM
PENGELUARAN KAS DENGAN CEK
Dokumen-dokumen
yang digunakan dalam Sistem Pengeluaran Kas dengan Cek adalah:
a. Bukti Kas Keluar (BKK)
Dokumen ini
berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar yang
tercantum dalam dokumen tersebut. BKK ini juga dikirimkan kepada kreditur
sebagai surat pemberitahuan dan sebagai dokumen sumber bagi pencatatan
berkurangnya utang.
b. Cek
Cek
merupakan dokumen perintah kepada bank untuk melakukan pembayaran sejumlah uang
kepada pihak/orang yang tercatum dalam dokumen tersebut.
c. Permintaan cek
Dokumen ini
berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada
fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar
3.
CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN DALAM
SISTEM PENGELUARAN KAS DENGAN CEK
Catatan
akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek
adalah :
a. Jurnal pengeluaran kas
Catatan ini
digunakan untuk mencatat segala pengeluran kas yang dilakukan oleh perusahaan.
Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal ini adalah
faktur dari pemasok yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas.
b. Register cek
Register cek
ini digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang dikeluarkan untuk
pembayaran para kreditur perusahaan atau pihak lain.
4. FLOWCHART SISTEM AKUNTANSI
PENGELUARAN KAS DENGAN CEK
SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS
DENGAN UANG TUNAI MELALUI SISTEM DANA KAS KECIL
Sistem dana kas kecil digunakan perusahaan jika
terjadi pengeluaran dengan nominal kecil. Sistem ini dilakukan dengan dua
cara yaitu sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund balance
system) dan sistem saldo tetap (imprest system).
1.
UNIT
ORGANISASI YANG TERKAIT DALAM SISTEM PENGELUARAN KAS DENGAN UANG TUNAI MELALUI
SISTEM DANA KAS KECIL
Unit Organisasi yang terkait dalam Sistem
Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai melalui Sistem Dana Kas Kecil adalah:
a. Fungsi kas
Fungsi
ini bertanggungjawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi cek, dan
menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dan
pengisian kembali dana kas kecil.
b. Fungsi akuntansi
Fungsi
ini bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut
biaya dan persediaan, pencatatan transaksi pembentukan dan pengisian kembali
dana kas kecil, pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran
dana kas kecil dan pembuatan BKK yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas
dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
c. Fungsi pemegang kas kecil
Fungsi
ini bertanggungjawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas
kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan
permintaan kembali dana kas kecil.
d. Fungsi yang memerlukan pembayaran
tunai
Fungsi
ini mengajukan permintaan untuk melakukan pembayaran tunai yang menggunakan
dana kas kecil.
e. Fungsi pemeriksa intern
Fungsi
ini bertanggungjawab atas penghitungan dana kas kecil secara periodic dan
pencocokan hasil penghitungan dengan catatan kas.
2.
DOKUMEN
YANG DIGUNAKAN DALAM SISTEM PENGELUARAN KAS DENGAN UANG TUNAI MELALUI SISTEM
KAS KECIL
Dokumen yang digunakan dalam Sistem
Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai melalui Sistem Kas Kecil adalah:
a. BKK
Dokumen
ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada
fungsi kas sebesar yang tercantum. Dokumen ini diperlukan saat pembentukan dana
kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
b. Cek
Cek
merupakan dokumen perintah kepada bank untuk melakukan pembayaran sejumlah uang
kepada pihak / orang yang tercatum dalam dokumen tersebut.
c. Permintaan pengeluaran kas kecil
Dokumen
ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana
kas kecil. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya dana kas
kecil bagi pemegang dana kas kecil dan selanjutnya diarsip menurut nama pemakai
dana kas kecil.
d. Bukti pengeluaran kas kecil
Dokumen
ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian
dana kas kecil. Dalam sistem saldo tetap, bukti dokumen ini dilampiri dengan
dokumen pendukungnya dan disimpan dalam arsip sementara oleh pemegang dana kas
kecil untuk keperluan pengisian kembali, sedangkan dalam sistem saldo
berfluktuasi, dokumen ini dilampiri dengan dokumen pendukungnya dan diserahkan
oleh pemegang dana kas kecil kepada fungsi akuntansi untuk dicatat dalam jurnal
pengeluaran dana kas kecil.
e. Permintaan pengisian kembali kas
kecil
Dokumen
ini dibuat oelh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar
membuat BKK untuk pengisian kembali dana kas kecil. Dalam sistem saldo tetap
maka jumlah pengisian kembali dana kas kecil sebesar jumlah uang tunai yang
dikeluarkan sesuai yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil yang
dikumpulkan dalam arsip pemegang dana kas kecil. Dalam sistem saldo
berfluktuasi, pengisian kembali didasarkan sesuaikebutuhan pengeluran uang
tunai yang diperkirakan oleh pemegang dana kas kecil.
3.
CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN
DALAM SISTEM PENGELUARAN KAS DENGAN UANG TUNAI MELALUI SISTEM KAS KECIL
Catatan
akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil diantaranya :
a. Jurnal pengeluaran kas
Jurnal
ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil
dan dalam pengisian kembali kas kecil.
b. Register Cek
Catatan
ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan
dan pengisian kembali dana kas kecil.
c. Jurnal pengeluaran kas kecil
Jurnal ini merupakan jurnal khusus untuk
mencatat pengeluaran dana kas kecil sekaligus sebagai alat distribusi
pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. Jurnal ini
digunakan hanya dalam sistem saldo berfluktuasi
4. FLOWCHART
SISTEM PENGELUARAN KAS DENGAN UANG TUNAI MELALUI SISTEM KAS KECIL
a. FLOWCHART SISTEM
PENGELUARAN DANA KAS KECIL DENGAN IMPREST SYSTEM
b. FLOWCHART
SISTEM PENGELUARAN DANA KAS KECIL DENGAN FLUCTUATING-FUND-BALANCE SYSTEM
Daftar Pustaka
Mulyadi, Sistem Akuntansi, Salemba Empat
http://akuntansi-maissya.blogspot.co.uk/2010/12/definisi-kas-yang-termasuk-dan-tidak.html
