Sistem Penggajian dan Pengupahan Supir Taksi

MAKALAH SISTEM AKUNTANSI

Sistem Penggajian dan Pengupahan Supir Taksi 

OlehKelompok 8 :

1.   Ai Sri Wahyuni 15061151

2.   Indriany 15061142

3.   Riski Kristi Dewi 15061147

4.   Santika Rahayu 15061133

 

Sistem Penggajian dan Pengupahan Supir Taksi

PERUSAHAAN TAKSI PT. BLUE BIRD

A.    DESKPIPSI SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN SUPIR TAKSI

Sistem penggajian dan pengupahan dalam perusahaan manufaktur melibatkan departemen personalia dan umum, departemen keuangan, dan departemen akuntansi.Departemen personalia dan umum pertanggung jawab dalam pengangkAtan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarip gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan.Bagian Keuangan bertanggungjawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan.Bagian Akuntansi bertangggungjawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok produk dan penyediakan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.

Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini;

1. Prosedur pencatatan waktu hadir. 

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan.Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh Bagian Pencatat Waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kontor administrasi atau pabrik.Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clock card) Yang dicap secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder).Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan.Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat ketidak hadiran mereka.

2. Prosedur pencatatan waktu kerja 

Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di bagian produksi untuk keperluan distribusi upah karyawan kepada produk yang menikmati jasa karyawan tersebut. Jika misaanya seorang karyawan pabrik hadir di perusahaan selama 7 jam suatu hari kerja, jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan yang dikerjakan. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.

3. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah. 

Dalam prosedur ini, Bagian Gaji dan Upah membuat daftar gaji dan upah karyawan .Data yang dipakai sebagai daras pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh Bagian Gaji dan Upah atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghaslian karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji dan upah.

4. Prosedur pembayaran gaji dan upah. 

Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan Bagian Utang dan Bagian Kosa.Bagian Utang membuat perintah pengeluaran kas kepada Bagian Kosa untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah.Bagian Kosa kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukan uang ke amplop gaji dan, upah. Jika Jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah, kepada karyawan.

5. Prosedur distribusi gaji upah.

Dalam prosedur distribusi gaji dan upah, Biaya tenaga kerja didistribusikon kepada departemen-departemen yanbg menikmati manfaat tenaga kerja.Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengawasan biaya dan perhitungan harga pokok produk.

B.     UNIT ORGANISASI YANG TERKAIT

Unit organisasi yang terkait dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:

1.      Direktur Utama

·         Bertanggung  jawab atas pengembangan perusahaan.

·         Menetapkan arah, sasaran dan tujuan jangka panjang perusahaan.

·         Mengawasi jalannya perusahaan secara keseluruhan.

·         Menyusun strategi dan visi.

2.      Asisten Direktur

·         Bertugas membantu mengatur jadwal atasannya.

·         Mengikuti perkembangan industry lain yang sejenis

·         Bertugas membantu dan mengurus korespondesi  atasan dengan pihak lainnya seperti perihal surat menyurat atau informasi lainnya.

.

3.      D.Pemasaran

·         Bertanggun gjawab atas bawahannya.

·         Bertugas mengatur dan memberikan masukan pada bawahannya atas ide-ide yang akan dilaksanakan untuk kedepannya.

·         Berfungsi dalam memperkenalkan pengetahuan mengenai produk-produk yang dikelurkan oleh perusahaan, salah satunya melalui media periklanan.

4.      D.Teknologi dan Produksi

·         Mengawasi dan bertanggung jawab menangani masalah-masalah yang berkaitan atas kendaraan/transportasi yangberoperasi.

·         Membawahi bagian yang mengatur mengenai regulasi dan kebijakan-kebijakan perusahaan dengan penyesuaian dengan regulasi dan kebijakan pemerintah dan juga regulasi armada, baik perpanjangan izin lama (peremajaan armada taksi yang beropersi) dan pengurusan izin baru (penambahan armada taksi baru yang akan beroperasi).

·         Berfungsi dalam memastikan mutu perusahaan berjalan dengan baik dan benar.Adapun alat yang digunakan adalah dengan membuat Standar Operation Procedure (SOP) dan Key Perfomance Indicator (KPI) untuk semua bagian dalam perusahaan.

5.      Bag.Operationl dan Umum

·         Bertanggung jawab membantu tugas wewenang atasan yang berkaitan dengan seluruh kegiatan kepegawaian atau karyawan.

·         Bertanggungjawab atas program-program kepegawaian

·         Membawahi bagian pemberdayaan sumberdaya manusia, terkait dengan pengadaan tenaga kerja demi kelangsungan usaha jasa perusahaan..

6.      Bendahara

·         Bertugas membantu kegiatan atasannya.

·         Mengawasi penggajian atau pengupahan oleh bawahannya.

7.      Pembukuan maupun staf pembukuan

·         Bertugas mencatat seluruh kegiatan atau catatan penting yang saling terkait.

·         Pelaksana program-program kerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan guna tercapainya tujuan bersama.

8.      Bag.Promosi

·         Bertugas mengexplor atau mempromosikan prusahaan kekhalayak luas agar lebih dikenal, baik dari iklan di Internet maupun media cetak ataupun sejenisnya.

9

.      Layanan Pelanggan

·         Bertugas untuk melayani pelanggan via pemesanan, atau untuk menghandle supir-supir yang sedang beroperasi serta memberikan informasi.

10.  Bag.Pengendalian dan Perawatan

·         Bertugas melakukan pengecekan rutin pada seluruh kendaraan yang beroperasi.

·         Peremajaan kendaraan.

11.  Gudang dan bengkel

·         Bertugas untuk memperbaiki kendaraan yang rusak atau bermasalah

12.  Bagian Kepagawaian. 

Bagian Kepegawaian memegang peranan yang penting dalam kegiatan penggajian dan pengupahan. Bagian ini bertugas untuh, mencari karyawan baru, menyeleksi calon, karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat Surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan kenaikam pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.

13.  Bagian Gaji dan Upah. 

Berfungsi untuk menghitung penghasilan tiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah.Hasil perhitungan ini dituangkan dalam daftar gaji dan upah untuk kemudian diserahkan kepada Bagian Utang guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.

14.  Bagian Utang. 

Berfungsi untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah.Bagian ini membuat bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada Bagian Kasa untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut.

15.  Bagian Kasa. 

Berfungsi untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank.Uang tunai tersebut kemudian dimasukan ke dalam amplop gaji dan upah tiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

16.  Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya. 

Berfungsi untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik).

17.  Bagian Jurnal, Buku Besar, Laporan. 

Berfungsi untuk mencatat gaji dan upah dalam jurnal umum.

18.  Bagian pencatat waktu.

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.Fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

19.  Bagian pembuat daftar gaji dan upah

Bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah.Daftar gaji dan upah diserahkan oleh pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah.

20.  Bagian akuntansi

Bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada ditangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal.

21.  Bagian keuangan

Bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank.Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

C.     DOKUMEN

1.      Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. 

Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh Bagian Kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti misalnya Surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke Bagian Gaji Upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.

2.      Kartu jam hadir. 

Merupakan dakumen yang digunakan oleh Bagian Pencatat waktu untuk mencatat jam hadir tiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang dicap dengan mesin pencatat waktu.

3.      Kartu jam kerja. 

Merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pekerjaan. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke Bagian gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi upah langsung kepada tiap jenis produk atau pesanan. Seperti  telah saya sebutkan di atas, catatan waktu kerja ini harus diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan. Dalam perusahaan ini diperlukan informosi biaya tenaga kerja langsung pabrik untuk tiap pesanan yang diproduksi. Dalam perusahaan yang berproduksi massa, karyawan pabrik, mengerjakan pekerjaan yang sama dari hari ke hari, sehingga tidak diperlukan data untuk melakukan distribusi biaya tenaga kerja langsung pabrik. Semua biaya tenaga kerja langsung dalam perusahaan ini dibebankan langsung kepada produk yang sama.

4.      Daftar gaji dan chek register

daftar gaji merupakan daftar yang menunjukkan perhitungan gaji dan upah masing-masing karyawan selama periode tertentu. Daftar gaji ini merupakan buku jurnal gaji. Dalam daftar gaji, setiap baris digunakan untuk satu karyawan, menunjukkan nama, nomor, kartu hadir jam kerja biasa dan lembur, tarif upah/gaji, jumlah gaji biasa dan lembur, tunjangan-tunjangan, potongan-potongan dan jumlah gaji bersih;

5.      Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah. 

Merupakan ringkasan gaji dan upah per depertemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang berangkutan.Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.

6.      Surat pernyataan gaji dun upah. 

Dokumen ini dibuat oleh Bagian gaji dan Upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi tiap karyawan mengenai rincion gaji don upoh gang' diterima tiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban tiap kargawan.

7.      Amplop gaji dan upah. 

Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada tiap karyawan, dalam amplop, gaji dan upah. Di halaman, muka amplop gaji dan upah tiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.

8.      Bukti kas keluar 

Merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh Bagian utang kepada Bagian Kasa, berdasarkan infomasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari Bagian Gaji dan Upah.

9.      Jurnal umum. 

Dalam pencatatan, gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam tiap departemen dalam perusahan.

10.  Kartu harga pokok. 

Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.

11.  Kartu biaya. 

Catatan ini digunakan untuk.mencatat biaya tenaga kerja tiap departemen dalam perusahaan, Sumber informasi untuk pencatatan dalarn kartu, biaya ini adalah jurnal umum atau rekap daftar gaji dan upah.

12.  Kartu penghasilan karyawan. 

Merupakan catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongannya yang diterime oleh tiap karyawan.Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar, penghitungan PPh posal 21 yang menjadi beban tiap karyawan.Di samping itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Dengan tanda tangan pada kartu penghasilan karyawan ini, tiap karyawan hanya mengetahui gaji atau upahny sendiri, sehingga rahasia penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang, lain.

D.    SISTEM PENGGAJIAN

Dalam sistem penggajian berikut ini, tanda terima gaji oleh karyawan dibuktikan dengan penandatangan karyawan atas kartu penghasilan karyawan. sehingga setiap karyawan hanya dapat melihat gajinya masing-masing. Informasi gaji merupakan informasi pribadi, yang bersifat rahasia bagi karyawan.

Uraian Kegiatan Sistem Penggajian

1.      Bagian Pencatat Waktu

a.                  Mencatat waktu hadir tiap karyawan dalam  kartu jam hadir.

b.                 Membuat daftar hadir karyawan atas daser kartu jam hadir.

c.    Mengerahkan daftar hadir dilampiri dengan kartu jam nadir ke Bagian Gaji dan Upah.

2.      Bagian Gaji dan Upah

a.    Menerima daftar hadir dilampiri dengan kartu jam hadir dari bagian pencatat waktu

b.   Membuat daftar gaji atas dasar surat keputusan mengenai jabatan atau tarif upah karyawan, dan berbagai surat keputusan yang lain, yang dikeluarkan oleh bagian kepegewaian dan daftar hadir dari bagian pencatat waktu. Jika karyawan tidak mengalami perubahan pangkat atau galongan gaji, data gaji karyawan yang tencantum dalmr daftar gaji bulan yang lalu dapat dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji bulan kini.

c.    Membuat rekapitulasi gaji tiap departemen dan membuat surat pemberitahuan gaji untuk tiap karyawan.

d.  

Mencatat penghasilan karyawan dalam kartu penghasilan karyawan berdasar data dalam daftar gaji.

e.    Mengirimkan daftar gaji (2 lembar), rekap daftar gaji (2 lember), surat pemberitahuan gaji dan kartu penghasilan karyawan ke bagian utang

f.    Menerima bukti kas keluar lembar 3 dilampiri dengan daftar gaji lembar 2 yang telah dicap lunas dan kartu penghasilan karyawan dari bagian kas

g.   Mengarsipkan bukti kas keluar dan daftar gaji menurut tanggal.

h.   Mengarsipkan kartu penghasilan karyawan menurut abjad nama karyawan.

3.      Bagian Akuntansi

a.    Menerima daftar gaji (2 lembar), rekap daftar gaji (2 lembar), surat pemberitahuan gaji, dan kartu penghasilan karyawan dari bagian gaji dan upah.

b.      Membuat bukti kas keluar 3 lembar atas dasar daftar gaji

c.       Mencatat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar. Jurnal yang dibuat dalam register kas kelua

d.      Mendistribusikan bukti kas keluar, dan dokumen pendukungnya sebagai berikut:

·      lembar 1 dan 3 diserahkan ke Bagian Kaso, dilampiri dengan daftar gaji lembor 1 dan 2, rekap daftar gaji lembar 2, surat pemberitahuan gaji, dan kartu penghasilan karyawan.

·         lembar 2diserahkon ke Bagian Jurnal, Buku Besar, don Laporan, dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar ke 1.

e.    Menerima bukti kas keluar lembar 1 dari Bagian Kaso, dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan rekap daftar gaji lembar 2. Semua dokumen tersebut telah dicap “lunas” oleh Bagian Kaso setelah pembayaran selesai dilakukan.

f.    Mencatat nomor cek yang tercantum dalam bukti kas keluar lembar 1 ke dalam register bukti kas keluar.

g.   Mengerahkan bukti kas keluar lembar 1 ke Bagian Jurnal, Buku Besar, dan Laporon, dilampiri

dengan daftar gaji lembar 1 dan rekap daftar gaji lembar

4.      Bagian Kasa

a.    Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 dari Bagian Utang, dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan 2, rekap daftar gaji lembar 2, surat pamberitahuan gaji, dan kartu penghasilan karyawan.

b.   Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam daftar gaji, dan memintakan tandatangan atas cek dari pejabat yang berwenang (misalnya dari Direktur Keuangan).

c.    Menguangkan cek ke bank.

d.   Memasukkan uang gaji dan surat pernberitahuan gaji ke dalam amplop gaji tiap-tiap karyawan.

e.    Membagikan amplop gaji (yang didalamnya terdapat uang gaji dan Surat pemberitahuan gaji) kepada karyawan uang berhak.

f.    Meminta tanda tangan sebagai bukti penerimaan gaji dari karyawan pada kartu penghasilan karyawan

g.   Membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar lembar 1 dan 3, daftar gaji lembar 1 dan 2, rekap daftar gaji lembar 2.

h.   Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:

  Lembar l:     diserahkan ke Bagian Utang,  dilampiri dengan daftar gaji lemmbar 1 dan rekap daftar gaji lembar 2

Lembar 3:     diserahkan ke Bagian Gaji dan Upah dilampiri dengan, daftar gaji lembar 2 dan kartu penghasilan karyawan.

5.      Bagian Jurnal, Buku Besar, dan Laporan

a.    Menerima bukti kas keluar lembar 2 dari Bagian Utang, dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar 1

b.   Mencatat bukti kas keluar tersebut dalam Jurnal umum, Jurnal Yang dibuat adalah:

Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya                      Rp. xx

Biaya Administrasi dan Umum                                  Rp. xx

Biaya Pemasaran                                                         Rp. xx

             Gaji dan Upah                                                             Rp. xx

c.    Menyerahkan bukti kas keluar lembar 2 dan rekap daftar gaji lembar 1 ke Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya.

d.   Menerima bukti kas keluar lembar 1 dari Bagian Utang dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan rekap daftar gaji lembar 2.

e.    Mencatat bukti kas keluar lembar 1 ke dalam register cek. Jurnal yang dibuat dalam register cek ini adalah:

Utang Gaji dan Upah                          Rp. xx

        Kas                                                                      Rp. Xx

f.    Mengarsipkan bukti kas keluar lembar, 1 dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan rekap daftar gaji lembar 2 menurut nomor urut bukti kas keluar.

6.      Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya

a.    Menerima bukti kas keluar lembar 2 dari Jurnal, Buku Besar, dan Laporan, dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar1

b.   Mencatat bukti kas keluar dalam kartu biaya

c.    Mengarsipkan bukti kas keluar lembar 2 dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar 1 menurut nomor urut bukti has keluar.

.         Flowchart sistem penggajian dan pengupahan supir taksi